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Cómo configurar y planificar el almacén de tu negocio de forma óptima

El almacén es uno de los componentes más importantes para un comercio fluido. Debe estar lo más sensato y correctamente organizado y estructurado posible para que puedas almacenar y procesar tus mercancías de forma óptima. El espacio de almacenamiento no utilizado también cuesta dinero. Descubre gracias a los consejos de los expertos del transporte terrestre por carretera en Madrid Transportes Internacionales, qué es importante a la hora de montar un almacén y cómo planificar e implementarlo con éxito paso a paso.

¿Qué se considera una instalación de almacenamiento?

La instalación de almacenamiento es parte de cada almacén: esto significa todos los artículos que necesita para almacenar adecuadamente las mercancías en tu almacén. Estos incluyen, entre otros:

  • estantes,
  • armarios,
  • envases,
  • palets,
  • cajas de transporte,
  • materiales de embalaje
  • y otros accesorios.

¿Cuál es el propósito de un almacén?

El almacén se utiliza para almacenar adecuadamente las mercancías. Esto siempre es importante cuando se interrumpe el flujo de materiales entre producción y ventas o, por ejemplo, cuando los clientes devuelven productos (devoluciones).

¿Qué tipos de instalaciones de almacenamiento existen?

Básicamente se pueden distinguir dos tipos de equipos de almacenamiento, que conviene coordinar lo más estrechamente posible en cada almacén:

  1. Instalación de almacenamiento fija: Se refiere a objetos estáticos, como estanterías y armarios, que están firmemente anclados en un lugar y ya no se pueden mover una vez instalados.
  2. Instalaciones de almacenamiento libres: Por el contrario, existen unidades de almacenamiento dinámicas libres que son fundamentalmente móviles. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, estanterías móviles o estanterías tipo carrusel, cubetas o palés.

¿En qué se diferencian los equipos de almacenamiento y la tecnología de almacenamiento?

La instalación de almacenamiento representa sólo una parte de la tecnología de almacenamiento, que es una parte esencial de la logística de la empresa. Porque también incluye otros componentes imprescindibles para el transporte y la logística en el almacén.

La tecnología de almacenamiento también incluye, por ejemplo:

  • Fondos.
  • Tipos de almacenamiento.
  • Estaciones de trabajo y sistemas informáticos.
  • Dispositivos de medición y pesaje.
  • Estaciones de servicio.
  • y tecnología de construcción (por ejemplo, iluminación, tecnología de refrigeración, etc.).

Paso 1: Preguntas importantes antes de montar tu almacén

Si deseas montar (nuevamente) un almacén, deberás aclarar con antelación las cuestiones más importantes en el marco de la planificación del almacén.

¿Qué tamaño debe tener el almacén?

Un almacén puede consistir, por ejemplo, en un gran almacén o en una sola (pequeña) habitación. El tamaño y tipo óptimo de almacén se averigua considerando:

  • los bienes almacenados, tipos y tamaños,
  • la cantidad,
  • y frecuencia de rotación de todos los artículos a almacenar.

Antes de seleccionar el espacio de almacenamiento, calcula correctamente la capacidad de almacenamiento requerida y define sus requisitos. Tanto la propiedad como el mobiliario deben adaptarse a estos importantes factores de planificación. Además, debes elegir la ubicación con cuidado.

Consejo: Piensa lo más previsor posible y planifica una reserva de espacio en tu almacén, ya que el espacio de almacenamiento suele ser difícil de ampliar más adelante. Dado que se trata de una tarea compleja, a menudo es recomendable consultar a un experto en planificación de almacenes a la hora de elegir un almacén.

¿Qué requisitos debe cumplir el almacén?

Antes de empezar a montar el almacén, debes tener claro qué funciones se supone que debe cumplir el mismo. El objetivo del almacén debe ser proporcionar el mejor soporte posible a sus procesos operativos. Al planificar un almacén, algunas de las cosas que debes considerar antes de configurarlo con estantes y otros artículos incluyen:

  1. Mercancías a almacenar: ¿Qué mercancías deseas almacenar? ¿Qué peso y tamaño tienen? ¿Qué contenedores (o cubos, cajas, palés) necesitas para ello? ¿En qué orden se deben retirar las mercancías? La naturaleza de la mercancía determina el medio de almacenamiento utilizado.
  2. Diseño de espacios y áreas: ¿Cómo son? ¿Cuánto espacio hay? ¿Cuánto espacio de almacenamiento hay? ¿Cuál es la mejor manera de acomodar los elementos individuales del almacén?
  3. Diseño de entrada y salida de mercancías: ¿ Cómo se entregan y retiran las mercancías? ¿Qué ancho deben tener las vías de acceso? ¿Hasta qué altura se pueden almacenar las mercancías?
  4. Costos de la instalación de almacenamiento: ¿ De cuánto presupuesto dispones para la instalación de almacenamiento? ¿Cómo puedes mantener los costos de instalación lo más bajos posible? En este caso es fundamental una planificación de costes completa y precisa.

Paso 2. Planifica tu almacén correctamente

El equipamiento de tu almacén debe adaptarse con precisión a los artículos a almacenar en términos de tamaño y estabilidad. Para esto hay que considerar la cantidad, el formato y el peso de tus mercancías.

Deberías poder almacenar y retirar todos los productos de la forma más eficiente posible. Existen varios sistemas de gestión de almacenes y estanterías que puedes utilizar al planificar la configuración de tu almacén.

¿Qué tipos de asignación de ubicaciones de almacenamiento existen?

El mapeo de la ubicación de almacenamiento describe el proceso mediante el cual puedes asignar un producto a su ubicación de almacenamiento. El sistema de gestión de almacenes influye, entre otras cosas, en la estructura del almacén y en el transporte.

Básicamente se pueden distinguir dos tipos de asignación de lugares de almacenamiento:

  1. Asignación de lugar de almacenamiento fijo: Cada producto tiene un lugar fijo en el almacén. Este sistema es ideal si el tipo y la cantidad de mercancías a almacenar no están sujetos a grandes fluctuaciones y se pueden planificar fácilmente. Sólo así se pueden aprovechar al máximo las capacidades para que no quede espacio de almacenamiento innecesariamente libre o haya que crear otros nuevos si las cantidades son demasiado grandes. A menudo se utiliza un sistema con compartimentos principal y de reserva.
  2. Asignación dinámica de ubicación de almacenamiento: aquí ningún producto tiene una ubicación de almacenamiento fija. Almacena cada producto nuevo que llega en cualquier lugar desocupado del almacén. Esto permite utilizar el espacio de almacenamiento de forma muy eficiente y integrar fácilmente nuevos productos, aunque para ello es necesario contar con un sistema de gestión de almacenes basado en ordenador. Otros nombres para esto son almacenamiento caótico o sistema de espacio libre.

Consejo: a la hora de asignar espacio de almacenamiento, ten en cuenta que, por lo general, los productos de uso frecuente deberían ser más fáciles y rápidos de alcanzar.

¿Qué sistemas de estanterías existen?

A la hora de planificar tu almacén, también debes elegir un sistema de estanterías adecuado, idealmente estrechamente relacionado con el sistema de gestión del almacén. Las estanterías son fundamentales en todo almacén para aprovechar al máximo el espacio de almacenamiento disponible. Los tipos de estanterías más habituales en los almacenes son:

  • Estanterías para palets.
  • Bastidores individuales y drive-through.
  • Bastidores voladizos.
  • Estanterías de gran luz.
  • Estantes móviles.
  • Estantes.
  • Bastidores de flujo.

Importante: Los requisitos especiales, como el de mercancías peligrosas, requieren sistemas de estanterías separados. En la Ordenanza sobre Sustancias Peligrosas encontrarás información sobre su correcto etiquetado de almacenamiento y transporte.

Accesorios adicionales como parte del almacén

Además de estanterías y armarios, el almacén también incluye otros objetos, por ejemplo:

  • escaleras,
  • andamio,
  • dispositivos de transporte y elevación,
  • envase,
  • palets,
  • cajas de transporte,
  • material de embalaje: cajas, cinta adhesiva o material de relleno.

Paso 3: hacer un boceto y configurar el almacenamiento

Una vez que hayas respondido a las preguntas más importantes y hayas obtenido una visión general de los sistemas planificados para el almacén, podrás pasar a la planificación concreta de tu almacén. Para ello, resulta útil realizar un boceto preliminar del plano del almacén. Como alternativa, también es posible un boceto en vista lateral en forma de alzado.

En estos bocetos, introduce con precisión todas las condiciones locales que debes tener en cuenta al configurar el almacén, por ejemplo:

  • puertas existentes,
  • ventanas,
  • proyecciones de pared,
  • radiador,
  • interruptor de luz,
  • enchufes,
  • accesos,
  • extintores,
  • botiquín,
  • caja de luces,
  • y otras condiciones del trastero.

Con copias de los bocetos, podrás recorrer fácilmente diferentes escenarios de decoración. Dibuja la instalación de almacenamiento que estás considerando de manera aproximada, pero lo más fiel posible a la escala. De esta manera podrás descubrir cómo puedes aprovechar al máximo el espacio del almacén y ahora podrás configurar tu almacén de forma óptima.

Consejo: Planifica las áreas libres desde el principio para garantizar el buen funcionamiento en el almacén. Normalmente se recomienda una utilización del almacén de sólo entre el 80 y el 90 por ciento de la capacidad total.

Importante: observa los principios del equipo de almacenamiento

Las empresas generalmente tienen el deber de proteger a sus empleados de cualquier daño. Por lo tanto, a la hora de construir un nuevo almacén o de modificarlo significativamente, se deben observar los más altos estándares de seguridad y normas de higiene.

A la hora de montar un almacén se deben tener en cuenta, en particular, los siguientes puntos:

  • Evaluación de riesgos adecuada.
  • Inspección regular.
  • Documentación cuidadosa.
  • Inventario regular.
  • Etiquetado claro de los productos almacenados.

Consejo: ayuda útil a la hora de montar el almacén

Para poder montar un almacén de forma óptima hay que planificar con la mayor precisión posible y proceder de forma sistemática en todo momento. Un experto o la compra de un software para la configuración del almacén pueden brindarte un apoyo significativo en todos los pasos de planificación.

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