Para las empresas de hostelería, comercio y logística, controlar la entrada y salida de sus trabajadores del puesto de trabajo es clave para prestar un buen servicio. Te comentamos los tres sistemas más utilizados en España, por las empresas de estos sectores, para efectuar el control de la jornada laboral.
En el 2019, el gobierno aprobó el Decreto-Ley 8/2019 por el que obligaba a todas las empresas del país a efectuar un control de la jornada laboral de sus trabajadores. Todos los trabajadores deberían fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo y la empresa tendría que generar un informe actualizado. Parece algo de sentido común para que funcione cualquier proceso productivo, pero esta tarea no estaba tan extendida como pensamos. Desde luego, en muchos casos, el control era bastante flexible.
No sucedía así en las grandes empresas. En una conocida cadena de centros comerciales, desde hace muchas décadas, se efectúa un doble control de la jornada laboral. Los trabajadores acceden a su puesto de trabajo a través de una entrada de personal. Para entrar en el edificio han de pasar por un puesto de control gestionado por el servicio de seguridad. Allí, pasan la tarjeta electrónica que les ha facilitado la empresa por un lector de tarjetas. La tarjeta es personal e individualizada. El vigilante de seguridad, que está en la garita, confirma que el fichaje se ha hecho correctamente y autoriza al trabajador a entrar en el centro.
Una vez dentro del edificio, la primera acción que debe efectuar el trabajador es la de darse de alta en el T.P.V. (ordenador – caja registradora) del mostrador habitual en el que trabaja. Para los trabajadores que entran a trabajar en el primer turno, la empresa recomienda que se personen en su puesto de trabajo 5 minutos antes. De esta manera podrán iniciar los ordenadores antes de que el centro comercial abra sus puertas al público y fichar a su hora.
Este es un caso particular. Veamos los diferentes sistemas que utilizan las empresas.
Sistemas de red local.
Desde el comienzo de este siglo, las tiendas, restaurantes y empresas de logística tienden a informatizarse. La tradicional caja registradora se sustituyó por un ordenador. En él no solo se efectúan los cobros a los clientes, sino que permite realizar otras tareas de gestión, como la actualización del inventario. Mediante la instalación de un programa informático se puede controlar la jornada laboral del trabajador. El trabajador, nada más llegar al centro de trabajo, se da de alta en el sistema, introduciendo su contraseña en el ordenador. Es normal que, además, cada vez que efectúe una operación de caja, tenga que introducir esa contraseña. De esta forma, la empresa puede controlar quién ha realizado las ventas.
Todos estos ordenadores de la empresa están comunicados entre sí por Ethernet. La web de Telefónica aclara que Ethernet es un sistema de red local que funciona con protocolos L.A.N. (Local Area Network) y W.A.N. (Wide Area Network). Aunque en ocasiones puede usar la red Wifi, lo normal es que estos ordenadores estén conectados entre sí por cables. En el momento en el que un T.P.V. se tenga que comunicar con un ordenador situado en una ubicación geográfica distinta, por ejemplo, los T.P.V. de las tiendas que se comunican con los ordenadores de las oficinas, este trasvase de información se efectúa por medio de los cables de telefonía. Es como si un grupo de teléfonos estuvieran comunicados entre sí, en una llamada, continuamente. En este caso no son teléfonos, son ordenadores.
Las redes locales proporcionan privacidad y seguridad para las empresas. Son redes que solo utilizan ellos; sin embargo, una avería en la red o que esta se encuentre colapsada, genera la inoperatividad de todo el sistema. Los ordenadores, o algunas de sus funciones, dejan de operar.
Por eso es normal que las empresas que siguen utilizando las redes locales, que son muchas, tengan un departamento informático para resolver estas complicaciones. Cuando una red local se satura o se estropea, la operación de fichar por parte de los trabajadores, debe realizarse por otros medios. Esto conduce a una carga añadida de trabajo que lo que hace es que se pierda un valioso tiempo.
Aplicaciones para fichar.
En los últimos años, han aparecido aplicaciones que utilizan las empresas para que sus trabajadores fichen. Son aplicaciones como las que puedes tener en tu móvil. De hecho, se pueden descargar en cualquier ordenador o dispositivo móvil (teléfono, tablet, etc.)
Se diferencian de las redes locales, entre otras cosas, porque estas aplicaciones sí operan por internet. Los datos se almacenan en la nube, por lo que la empresa no tiene que realizar una instalación específica (discos duros para almacenar información, cableado interno, etc.)
Otra de sus características es que vienen dotadas con un geo-localizador. El trabajador ficha desde su móvil cuando empieza su horario, y en el panel de control de la empresa aparece registrada su ubicación concreta.
Es un sistema más seguro que las redes locales, con un menor índice de averías y desde luego, con un mantenimiento más económico. La empresa no necesita un departamento de informática para garantizar el funcionamiento del sistema.
Teresa García, del departamento de recursos humanos de Redpiso, una cadena de servicios inmobiliarios, nos cuenta que utilizan Kairos, una de estas aplicaciones para llevar el control de la jornada laboral y efectuar tareas de gestión de personal, para comunicarse directamente con las tiendas.
Estas aplicaciones se utilizan para realizar muchas de las tareas que antes se llevaban a cabo con las redes locales. Con un nivel de privacidad mucho mayor.
Para que lo entendamos, estas aplicaciones cuentan con dos interfaces distintas. El portal personal del trabajador, que es la pantalla que se le abre en el móvil el empleado cuando accede a la aplicación, y el panel central, que suele estar controlado desde un ordenador de la empresa, por lo general, del departamento de Recursos Humanos.
Estas aplicaciones ofrecen una vía de comunicación directa entre el trabajador y la empresa. Por lo que si la empresa tiene que hacer llegar una comunicación directa al trabajador, como puede ser que firme un documento urgente relacionado con la Seguridad Social, esta notificación le llega solamente a él. No tiene que abrirla en el T.P.V. de la tienda. Evitando exponer su información privada a los ojos de posibles miradas indiscretas a los que no les interesa su situación particular.
Las nuevas aplicaciones digitales tienen la inmediatez de internet. Una información que se transmite en tiempo real y que facilita enormemente la gestión del día a día en cualquier empresa.
Control manual.
Hace 30 años en algunas cadenas de tiendas se fichaba por medio de un ticket de caja. El trabajador hacía una operación de 0 € y la firmaba. En el ticket de la tienda aparecía la hora. También era frecuente efectuar un arqueo, en el que el operario contaba el fondo de caja disponible para los primeros cambios e igualmente estampaba su firma.
Las furgonetas y camiones de reparto disponían de un disco interno en el que se imprimía la hora en la que se ponía en marcha el vehículo. No era un disco de ordenador, se trataba de un dispositivo más rudimentario. Estos discos con frecuencia eran de cartulina.
La instauración del decreto del gobierno que obligaba a las empresas a llevar un control del horario de sus trabajadores pilló a muchos pequeños comercios en pañales. Para cumplir con la ley inmediatamente, muchas tiendas optaron por imprimir un folio con una tabla vacía que el trabajador rellenaba poniendo la fecha, la hora de entrada y de salida y por último lo firmaba. Puede resultar extraño, pero aún existen tiendas y restaurantes que funcionan así.
El sistema manual, además de que es más lento que los otros que hemos visto antes, admite la picaresca de los trabajadores. Digamos que es el menos fiable de todos. En última instancia, la empresa debe fiarse de la palabra del empleado. No tiene una constatación de su hora de entrada. Aunque se adjunte un ticket de caja o el disco interno del vehículo, estas máquinas antiguas son fáciles de manipular. Basta con cambiar la hora del reloj o apagarlo, y decirle a la empresa que no funciona.
Lógicamente, la implantación de un sistema digital, ya sea una red local o la contratación de una aplicación móvil, implica un coste para la empresa. Pero se trata de un dinero bien invertido.
No es que con estos sistemas puedan controlar mejor al trabajador, sino lo más importante, pueden prestar un mejor servicio a sus clientes. Todos los que hemos trabajado cara al público sabemos que la hora de apertura es una de las horas punta de cualquier tienda. Si abrimos a las 9 de la mañana, siempre tenemos un grupo de clientes esperando a que los atiendan. Luego, puede ser que tengamos un par de horas más tranquilas, pero la puntualidad en la apertura del negocio es fundamental. Si no estamos abiertos, los clientes se marcharán a la competencia. Esto sin contar con la mala reputación de informalidad que estamos sembrando.
